Налог на прибыль. Какие есть варианты по списанию бензина и ремонта на личный автомобиль генерального директора Как списать бензин на личный транспорт

Экспертиза статьи: Сергей Родюшкин, служба Правового консалтинга профессиональный бухгалтер-эксперт

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Один из авторов журнала «Актуальная бухгалтерия» порекомендовал как фирме можно подстраховаться от претензий проверяющих.

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.
Исходя из разъяснений налоговиков (письмо УФНС России по г. от 30.06.2010 № 16-15/068679@) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты (т. е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование.

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; письмо от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы (п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.

Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании (пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу № А56-4991/2009).

Из документа:

<...> Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность. <...>

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении о документальном подтверждении расходов для определения базы по принимаются любые, даже косвенные доказательства.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа (пост. ФАС МО от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

Из документа:
Постановление ФАС Московского округа от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10

<...> суды исходили из того, что налоговым органом не представлено доказательств, что данные расходы являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Кроме того, форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 <...> носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. <...>

Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, нормы расхода топлива, утвержденные приказом Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т. ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

<...> В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. <...>

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей прибыли эти затраты на бензин.

Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы (ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным (п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ).

Списание топлива — строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для по налогообложению.

Следовательно, во избежание количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях (письмо Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).

Из документа:

Письмо Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57
<...> при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик учитывает Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р. <...>

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером .

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться :

• оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
• сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Учет по лимитам

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

• распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
• справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств.

Компенсация расходов

Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях Трудового кодекса.

В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.

В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы.

Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля.

Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.

Сообразно предписаниям НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы.

Такого рода ограничения установлены постановлением правительства , которое было обнародовано 8 февраля 2002 года. Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Ограничения по размеру компенсации установлены для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя:

Также предусмотрена для мотоциклов норма, размер которой равен 600 рублей. На величину норматива расстояние поездок не влияет, она полностью обусловлена объемом двигателя.

В бухгалтерском учете отражается исключительно установленная норма, поэтому списание ГСМ производится по ней.

Если дополнительно заключить гражданско-правовой договор по подряду, то можно списать суммы, превышающие установленные нормы в качестве вознаграждения. О чем отмечено в письме Минфина РФ № 03-03-07/24, которое было опубликовано 15 октября 2008 года.

Недостаток указанного способа списания расходов на ГСМ заключается в возникновении необходимости уплаты отчислений в социальные фонды.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами.

Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения. Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях выплачивается, если авто было использовано с согласия (ведома) работодателя (ст. 188 ТК РФ). О том, как учитывается указанная компенсация, вы узнаете далее из статьи.

Уменьшает ли компенсация за использование личного авто в служебных целях налог на прибыль?

Сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях включают в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но сделать это можно только в пределах законодательно утвержденных норм.

А как учесть для целей налога на прибыль расходы на покупку для такого авто горюче-смазочных материалов (ГСМ)? Можно ли возмещать расходы на бензин по личному транспорту, используемому в служебных целях, ориентируясь на текст подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусматривающего возможность учета в расходах затрат на содержание служебного транспорта?

Судьи считают: можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях. В договорах предусматривалось, что работники обязаны:

• использовать личные автомобили по заданию организации в целях и сроки, определенные договором;
• поддерживать автомобили в исправном состоянии;
• производить за свой счет текущий и капитальный ремонт и нести другие расходы по их содержанию;
• представлять организации документы, подтверждающие факты использования автомобилей в служебных целях (путевой лист) и приобретения ГСМ для заправки автомобилей.

Организация со своей стороны обязалась поручать работникам выполнение заданий с использованием личных автомобилей только в служебных целях и возмещать расходы на ГСМ.

С учетом того, что автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию организации, то есть фактически находились в ее пользовании и владении, судьи заключили, что расходы на бензин являются обоснованными и понесены в рамках производственной деятельности. А следовательно, могут уменьшать облагаемую прибыль на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, несмотря на то что это не служебные, а личные автомобили работников.

Также арбитры подчеркнули, что возмещение фактических расходов не является выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. А это значит, что возмещаемые суммы не подпадают под нормирование, предусмотренное подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для сумм компенсации, и могут учитываться в полном объеме.

По вопросу о том, правомерно ли списывать расходы на ГСМ в фактическом объеме, а не по нормам, см. наш материал .

Обратите внимание, в рассмотренном судом случае работникам возмещался только бензин, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях они не получали. В то же время вопрос об учете в расходах возмещения ГСМ в дополнение к такой компенсации, также является спорным, поскольку Минфин России (письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239) считает, что расходы на ГСМ в компенсации уже учтены.

Об альтернативной точке зрения см. наш материал .

Итоги

За использование личного авто в служебных целях работнику полагается компенсация. Однако выплачиваться она будет только в том случае, когда такое использование согласовано с работодателем и фактически имело место. Сумма компенсации, которую можно включить в расходы для целей расчета налога на прибыль, законодательно ограничена. Вопрос о том, можно ли при этом дополнительно учесть затраты на покупку ГСМ, является спорным.

В связи с тем, что наше предприятие имеет несколько обособленных подразделений в др. городах, директор предприятия очень часто ездит на личном автомобиле в эти города. Как компенсировать ему расходы на бензин для этих служебных поездок? Какие документы необходимо подготовить для этого? Надо ли каждый раз оформлять командировку? Какими налогами облагается эта компенсация? Заранее благодарим за ответ.

Первый вариант. Вы можете заключить с директором договор аренды автомобиля. При этом расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль можно учесть в сумме фактических затрат. Однако с сумы арендной платы необходимо будет удержать и заплатить в бюджет НДФЛ. Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно.

Второй вариант. Директору может быть назначена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях. Для этого необходимо оформить приказ о назначении компенсации. При этом компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем. Однако при расчете налога на прибыль компенсация за использование транспорта сотрудника для служебных целей учитывается в составе расходов только в пределах норм, установленных законодательством.

И в том, и в другом случае, документом, подтверждающим расходование денежных средств на ГСМ, будет путевой лист. Для того чтобы учесть в расходах затраты на проезд в обособленное подразделение в другом городе, необходимо оформить командировку. В качестве документального и экономического обоснования данных расходов при каждой поездке директора в обособленное подразделение необходимо оформлять служебное задание, приказ руководителя о командировании работника и командировочное удостоверение.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат ( , п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ , ).

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81 , от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806 , УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

НДФЛ и страховые взносы

С арендной платы за пользование автомобилем удержите НДФЛ . Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно .*

Нина Ковязина,

НДФЛ: нормы

Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные , при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля

Нет, не обязана.*

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));

обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;

подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);

авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.*

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326 , от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47 , от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановленияПрезидиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 , ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2 , Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006 , Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07 , от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283 , Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

Налог на прибыль: нормирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 . Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).*

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 , нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. и ПБУ 18/02).

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.* Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Статья: Поездка работника в обособленное подразделение, находящееся в другом городе, является командировкой

Наша фирма имеет несколько обособленных подразделений в других городах. В каждом подразделении работает один человек. В марте сотрудник такого подразделения идет в отпуск. Ему на замену направляется работник из головной организации. Можно ли учесть в расходах при УСН стоимость проезда и проживания в гостинице этого работника? Фирма применяет УСН с объектом доходы минус расходы.
Бухгалтер ООО «Автогарант» А.П. Скворцова

Для того чтобы учесть в расходах поездку и проживание работника в другом городе, необходимо оформить командировку.* Правила направления работников в служебные командировки определяются Трудовым кодексом). Поэтому прежде чем направить работника в служебную командировку, оформите служебное задание, приказ руководителя о командировании работника и командировочное удостоверение (п. 6 и Положения).* Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной командировке.

А.В. Мохов,

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Сотрудники используют личный транспорт в служебных целях, но ГСМ выдает учреждение. Как правильно установить порядок списания ГСМ? Нужно ли выдавать путевые листы?

Ответ

Отношения с сотрудником в части использования личного автомобиля можно оформить одним из следующих способов:

1. Заключить с сотрудником договор аренды(безвозмездного пользования) транспортного средства.

В первом случае составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем определите размер компенсации и период, в течение которого она выплачивается. Обязательно издайте Приказ о выплате такой компенсации.

Во втором случае - есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Если учреждение само обеспечивает арендованный автомобиль бензином, то для подтверждения расхода топлива сотрудник должен оформлять путевые листы. Подробнее о том, как списать бензин по путевым листам, см. здесь.

Подробнее см. в обосновании.

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как учесть и оплатить аренду личного автомобиля сотрудника

Довольно часто сотрудники учреждения используют личные автомобили для выполнения служебных поручений. При этом работодатель должен возместить им расходы, назначив соответствующее вознаграждение.

При этом отношения с сотрудником в части использования личного автомобиля можно оформить одним из следующих способов:

1. Назначить сотруднику компенсацию - эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ).
2. Заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Как раз второй случай мы подробно и рассмотрим в этой рекомендации.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником учреждения

Безопасно это делать, если сотрудник - индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем у арендодателя по трудовому договору должны работать водители и техники (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому непредприниматель без личных сотрудников не может заключить такой договор. Иначе такой документ суд признает недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Совет: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора.

Один - об аренде без экипажа, а второй - на услуги по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае вы вправе проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои наемные работники. Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст. 252 НК РФ).

Документальное оформление

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. Он будет первичным документом, отражающим факт передачи имущества от арендодателя арендатору. Необходимость его составить следует из положений части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Единой типовой формы документа, который подтвердит факт передачи, нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. При этом не забудьте указать все необходимые реквизиты. Главное, включите в акт приема-передачи информацию, которая потом позволит точно идентифицировать переданное арендатору имущество: стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Кроме того, для оформления факта передачи вы можете воспользоваться унифицированным бланком акта формы № 0504101, который утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Отдельно скажем про акт оказанных услуг по аренде автомобиля. Такой документ нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре - ежемесячно, ежеквартально или еще реже. Если же в договоре нет ни слова про акт, то учесть расходы можно и без него. Данную точку зрения разделяют в Минфине России (письма от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763).

Бухучет: аренда и арендные платежи

КВР и КОСГУ

Расходы по договору аренды личного автомобиля сотрудника оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

В бухгалтерском учете и отчетности расходы проведите по подстатье КОСГУ 224 «Арендная плата за пользование имуществом». То есть отражать их нужно на счетах, которые увязаны с эти кодом: 109.00.224, 401.20.224, 302.24.

Об этом сказано в разделах III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Проводки

Автомобиль сотрудника, который учреждение получает в аренду, отразите за балансом на счете 01 «Имущество, полученное в пользование». О том, как это сделать, см. здесь.

В учете бюджетных учреждений:

Чтобы отразить расчеты с арендодателем, в учете сделайте проводки:

		Дебет счета	Кредит счета
	Отражено обязательство учреждения по выплате арендной платы	0.109.ХХ.224<2>
Оплата безналом:
	Перечислена сумма арендной платы на счет сотрудника
Оплата из кассы:
	Арендная плата выдана сотруднику из кассы
		Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 224)
ХХ - аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. <2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на счет 0.401.20.224.

Такой порядок следует из положений пунктов 60, 61, 128, 129, 153 Инструкции № 174н.

Пример, как отразить в бухучете бюджетного учреждения (арендатора) суммы арендной платы

В июне бюджетное учреждение «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа.

Объект аренды - легковой автомобиль:

• марка - ТОЙОТА КАМРИ;
• регистрационный знак - Т543НЕ99;
• идентификационный номер (VIN) - JТ4RN56S2F0139247;
• тип - седан;
• категория - В;
• год выпуска - 2012;
• двигатель - № 2GRFE 3500CC;
• цвет - белый;
• мощность двигателя (кВт/л. с.) - 99/135;
• паспорт ТС - серия 62АС № 776059;
• свидетельство о регистрации транспортного средства - серия 45 ЕХ № 062540.

Автомобиль арендован для служебных поездок руководителя «Альфы».
Срок действия договора - с 1 июня по 31 декабря 2017 года. Стоимость автомобиля - 800 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 10 000 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

		Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.
	Принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче)	Увеличение забалансового счета 01
Ежемесячно с июня по декабрь:
	Списана в расходы сумма арендной платы за пользование личным автомобилем сотрудника
	Удержан НДФЛ (10 000 руб. × 13%)
	Выплачена арендная плата за использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях (КВР 244) (10 000 руб. - 1300 руб.)
		Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 224)
В декабре:
	Возвращен сотруднику автомобиль, полученный в аренду, по окончании срока действия договора аренды (на основании акта о приеме-передаче)	Уменьшение забалансового счета 01

Дополнительные расходы

По условиям договора или в силу закона арендатор, помимо арендной платы, должен оплачивать расходы на содержание и эксплуатацию транспортного средства. Причем делать это нужно только в том случае, если с сотрудником заключен договор аренды без экипажа.

К таким расходам относят:

• страхование ОСАГО;
• запчасти;
• ремонт и т. д.

Такой порядок установлен статьями 644-646 Гражданского кодекса РФ.

Если же вы арендуете автомобиль с экипажем, то все расходы на содержание несет арендодатель. В этом случае никакие расходы, помимо арендной платы, оплачивать не нужно. Такой порядок установлен гражданским законодательством (ст. 634-636 ГК РФ).

Вернемся к аренде автомобиля без экипажа. Остановимся подробнее на расходах на ГСМ. Ведь на практике именно этот момент вызывает много вопросов.

Организуйте расчеты с сотрудником в части ГСМ по арендованному у него транспортному средству одним из двух способов:

Сотрудник сам покупает бензин, а учреждение возмещает ему расходы;

Учреждение само оплачивает покупку бензина.

Сотрудник покупает бензин сам.

В этом случае учреждение возмещает расходы сотрудника на бензин на основании подтверждающих документов. Это условие, как правило, прописывают в договоре аренды либо оформляют отдельным соглашением. Как же это выглядит на практике?

В течение месяца (либо другого расчетного периода) сотрудник сам приобретает ГСМ. А по его окончании представляет в бухгалтерию документы, которые подтверждают как факт покупки, так и факт расхода.

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение бензина, сотрудник предъявляет кассовые чеки, а на его расход оформляет путевые листы. Подробнее о порядке списания бензина по путевым листам см. здесь.

Следует отметить, что возмещение расходов на ГСМ в этом случае закупкой по законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ не является. Потому что арендатор фактически не покупает топливо, а только компенсирует расходы арендодателя.

Бензин покупает учреждение.

Если же учреждение само обеспечивает арендованный автомобиль бензином, то возмещать расходы сотруднику не нужно. Бензин будет приобретать само учреждение:

Через подотчетное лицо за наличные;

По договору (контракту).

Для подтверждения расхода топлива сотрудник оформляет путевые листы. Подробнее о том, как списать бензин по путевым листам, см. здесь.

Приобретение арендатором бензина в этом случае будет считаться закупкой. О том, как ее провести, см.:

Как проводить закупки товаров (работ, услуг);

Как приобретать товары (работы, услуги) автономным учреждениям.