Инвентаризация имущества и расчетов организации. Финансовая инвентаризация

Новая Инструкция по бюджетному учету
Инвентаризация имущества и финансовых обязательств бюджетной организации

Однако не стоит рассчитывать на такой поворот событий и лучше раньше, чем позже, подготовится к переходу на новый План счетов бюджетного учета. И, как учит нас история, переход надо начинать с проведения полной и сплошной инвентаризации, в ходе которой подтверждается (или не подтверждается) достоверность данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с фактическим наличием имущества и финансовых обязательств организации.

Новая Инструкция в отличие от Инструкции № 107н не содержит правил проведения инвентаризации. Ее разработчики решили не переписывать положения законодательства по бухгалтерскому учету, которые нужно соблюдать при проведении инвентаризации, и отсылают к регулирующим их нормативным правовым актам Минфина.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации (п. 7 Инструкции № 70н).

Такими нормативными правовыми актами является Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» , а также Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания).

Статья 12 указанного закона гласит:

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Методические указания разрешают проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Кроме того, в районах, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить проведение инвентаризации ей.

Комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Также она проверяет правильность результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах их хранения. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации своим приказом, который нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23). Учитывая важность инвентаризации, в комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Руководитель организации должен создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения груза, измерительными и контрольными приборами и пр.

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды ее финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на праве оперативного управления, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте.

Важно помнить о том, что если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты будут признаны недействительными. Еще одним обязательным условием при проверке фактического наличия имущества является присутствие материально ответственных лиц. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весовых и измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации материально ответственные лица должны представить отчеты о движении ценностей и денежных средств и дать расписку, что все ценности, находящиеся на их хранении, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход, и что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию или комиссии. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть приняты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на … (дата)», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Все операции по приему и отпуску материальных ценностей во время инвентаризации должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, приходуются после даты инвентаризации.

Комиссии, которые созданы для проведения инвентаризации, пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты , в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В период проведения инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строчки. На последних страницах они прочеркиваются.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

На что обратить внимание

В процессе инвентаризации необходимо не только пересчитать количество и общую стоимость ТМЦ и денежных средств, но и проверить правильность их оценки, то есть обоснованность определения указанной стоимости в бухгалтерском учете. Это особенно актуально в отношении основных средств, так как с введением в действие новой Инструкции принципиально изменяется порядок их учета.

В частности, изменился состав основных средств. Поэтому целесообразно объединить их в группы в соответствии с составом счета 00 10 00 000 «Основные средства» по новой Инструкции. Определение основных средств, данное в порядке применения плана счетов бюджетного учета, не содержит стоимостного критерия.

К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев (п. 32 Инструкции № 70н).

Напомним, что ранее к основным средствам относились материально-вещественные ценности, срок эксплуатации которых превышал 12 месяцев, а первоначальная стоимость – 50-кратный размер МРОТ.

Кроме того, из Плана счетов бюджетного учета исключены малоценные предметы. По данному определению вся «малоценка» со сроком полезного использования более 12 месяцев должна учитываться в составе основных средств, а те предметы, которые используются меньше года, – в составе материальных запасов.

Ниже приведена таблица соответствия состава счета 00 101 00 000 «Основные средства» Инструкции № 70н субсчетам Инструкции № 107н.

При инвентаризации основных средств их следует сгруппировать по трем стоимостным категориям:

1. до 1 000 руб.;

2. от 1 000 до 10 000 руб.;

3. свыше 10 000 руб.

Это обусловлено тем, что основные средства первой категории – первоначальной стоимостью до 1 000 руб. – должны списываться на расходы учреждения без начисления амортизации. По основным средствам стоимостью от 1 000 до 10 000 руб. амортизация будет начисляться в размере 100% в момент сдачи их в эксплуатацию, стоимостью свыше 10 000 руб. – ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Появился новый объект учета – непроизведенные активы: земельные участки, водоемы, полезные ископаемые, животные и пр. В соответствии с новой Инструкцией в составе непроизведенных активов на счете 00 102 02 000 «Ресурсы недр» учитывается рабочий и продуктивный скот. Бухгалтерский учет непроизведенных активов должен быть организован с 1 января 2006 года. Однако учреждениям необходимо заранее принять меры по уточнению прав собственности на перечисленные объекты.

Особое внимание следует уделить инвентаризации объектов, относящихся к нематериальным активам. Инструкция № 70н изменила условия признания нематериальных объектов таковыми. Среди объектов, учитываемых ранее на субсчете 031, надо выделить материальные объекты (материальные носители), в которых выражены произведения науки, литературы, искусства, программы для ЭВМ и базы данных. Теперь их можно списывать на расходы единовременно.

Также должны быть проверены правильность и обоснованность отражения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации, выявлена задолженность, погашение которой маловероятно, а также долги, безнадежные ко взысканию.

При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами следует соотнести их с номером (кодом) счетов расчетов в соответствии с новым планом счетов, который содержит статьи экономической классификации расходов. Расчеты с дебиторами и кредиторами ведутся по следующим направлениям расходования средств:

– оплата услуг связи;

– оплата транспортных услуг;

– оплата коммунальных услуг;

– оплата арендной платы за пользование имуществом;

– оплата услуг по содержанию имущества;

– оплата прочих услуг;

– оплата прочих расходов;

– приобретение основных средств;

– приобретение нематериальных активов;

– приобретение материалов.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, финансовых обязательств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма относится на увеличение финансирования с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия их к бухгалтерскому учету (п. 13 Инструкции № 70н).

Рыночная стоимость имущества должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на уменьшение финансирования. Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, обнаружилась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются у бюджетной организации на уменьшение финансирования.

Приказ МФ РФ от 26.08.04 № 70н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Приказ МФ РФ от 31.10.00 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению».

Письмо МФ РФ от 15.03.01 № 16-00-13/05.

Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утв. Приказом МФ РФ от 30.12.99 № 107н (Приказом МФ РФ от 29.09.04 № 87 данный приказ признан утратившим силу с 01.10.05).

Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.

Подробней об учете основных средств, нематериальных и непроизведенных активов в соответствии с новой Инструкцией смотрите «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», № 5, 2004 г.

Из этой статьи вы узнаете:

Контроль - важнейшая составная часть управления любой организацией. Для контроля за состоянием компании необходима регулярная инвентаризация ее имущества и обязательств. Речь идет о проверке соответствия данных бухгалтерского учета компании фактическому наличию активов и пассивов. Существенные отличия между фактическими и учетными данными не только порождают сомнения в эффективности управления, но и могут служить основаниями дисциплинарного, административного, а в ряде случаев - и уголовного наказания ответственных лиц.

Инвентаризация финансовых обязательств - всегда документальная проверка: обязательства невозможно взвесить или обмерить измерительными инструментами. Но в наш век виртуализации отношений компаний, господства безналичных платежей и расчетов, конечно же, именно инвентаризация обязательств приобретает все большее значение. Рассмотрим детальнее черты и особенности организации инвентаризации финансовых обязательств компании.

Активы и обязательства, как сказано в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», подлежат инвентаризации. Правовой базой ее проведения также являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49) и другие нормативные акты.

В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие имущества, сравнивается его состояние с данными бухучета, определяется насколько полно отражены обязательства в учетных документах.

Финансовые обязательства включают в себя кредиторскую задолженность, в том числе перед поставщиками и подрядчиками, собственным персоналом, бюджетом и государственными внебюджетными фондами, прочими кредиторами, а также полученные авансы. Кроме того, в них учитываются кредиты банков, займы, сформированные резервы. Договорной основой возникновения финансовых обязательств являются кредитные договора, договора займа, договора заключенные на условиях товарного и коммерческого кредита.

Цели инвентаризации финансовых обязательств аналогичны общим целям инвентаризации: проверка фактического состояния расчетов, сравнение его с данными бухучета - и оценка, насколько полно отражены обязательства в учетных документах.

Значение инвентаризации финансовых обязательств велико, - любой предприниматель признает весомую пользу процедур, которые:

Повышают ответственность за соблюдение платежной дисциплины;

Способствуют уменьшению дебиторской и кредиторской задолженности;

Улучшают состояние взаиморасчетов компании и ее контрагентов;

Помогают контролировать сроки поставок по договорам.

В первую очередь это важно для фирм, имеющих множество контрагентов, покупателей и поставщиков, отслеживать состояние расчетов с которыми - серьезный труд. Несоблюдение сроков оплаты по договорам и низкое качество управления задолженностью способны резко снизить конкурентоспособность таких организаций. Дополнительный контроль за расчетами приводит к уточнению сроков платежей, снижает риски роста затрат на выплату неустоек, пеней, штрафов из-за несвоевременного погашения кредиторской задолженности.

Перечислим главные задачи проведения инвентаризации финансовых обязательств, стоящие перед аудитором:

1) контроль реального состояния расчетов для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации;

2) выявление просроченной задолженности и принятие мер для взыскания средств с должников;

3) определение задолженности, по которой истек срок исковой давности, либо взыскать которую по каким-нибудь иным причинам стало невозможно, для списания ее с учета.

Традиционно по охвату инвентаризацию делят на полную, когда проверяются все активы и обязательства компании, и частичную. Соответственно, и инвентаризация обязательств может быть в составе полной, либо частичной общей инвентаризации. Более того, такая инвентаризация обязательств может охватывать либо все финансовые обязательства организации, либо быть выборочной, касаясь, к примеру, только ее резервов или расчетов.

В зависимости от основания инвентаризация бывает плановой, если ее проводят в заранее установленные сроки, или же внеплановой - проводимой внезапно по решению руководителя организации или же по требованию правоохранительных и контрольных органов.

Также она может быть обязательной, то есть осуществляться в силу требований закона, или инициативной, то есть проводиться по инициативе руководства, отражая финансовую политику компании.

В силу требований закона проводится инвентаризация, например, в следующих случаях:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене материально ответственных лиц;

При хищениях или злоупотреблениях;

При порче имущества;

При реорганизации или ликвидации компании;

После стихийных бедствий, пожаров или т.п.

Фактически ее нередко требуется проводить при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже и т.п.

Этапы финансовой инвентаризации

Как правило, выделяют от 4 до 5 этапов финансовой инвентаризации.

1. Подготовительный этап. Начинается с приказа или распоряжения руководителя о проведении инвентаризации, для чего формируется инвентаризационная комиссия. Из-за специфики финансовой инвентаризации в состав комиссии надо включать не только бухгалтеров и аудиторов, но и юристов, а также экономистов, которые могут дать квалифицированную оценку состоянию расчетов с контрагентами, правильно определить правовой режим дебиторской и кредиторской задолженности. Персонал изучает инструкции по проведению инвентаризации, определяются ее сроки проведения, виды обязательств, подлежащих проверке. Материально ответственные лица сдают расписки.
2. Этап подсчета и сверки. Подсчитываются и выявляются фактические обязательства, составляются акты инвентаризации. В частности, могут использоваться унифицированные формы акта расчетов с контрагентами № ИНВ-17 и другие. Иногда здесь же выделяют таксировочный этап, в ходе которого бухгалтерской службой приводятся данные о существующих оценках обязательств компании.
3. Сравнительно-аналитический этап: данные актов инвентаризации сравниваются с данными бухгалтерского учета: обнаруживаются расхождения, формируются сличительные ведомости и выясняются причины расхождений. Готовятся предложения по отражению в учете результатов инвентаризации.
4. Заключительный этап инвентаризации: составляется ведомость учета ее результатов, где отражаются сведения о расхождениях и порядок их устранения, который указан в распоряжении руководителя. Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации. В учетные регистры вносятся бухгалтерские записи, обеспечивается хранение документов по учету результатов инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете обязательств, привлекаются к дисциплинарной или административной ответственности.

Особенности проведения инвентаризации финансовых обязательств

Существенные отличия имеет инвентаризация расчетов и инвентаризация резервов. В первом случае главным образом проверяется обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризацию расчетов рекомендуется проводить не реже раза в квартал, как минимум - раз в полгода.

Процедура инвентаризации предусматривает:

Определение общей величины дебиторской и кредиторской задолженности;

Выявление задолженности, подтвержденной и не подтвержденной дебиторами, выяснение причины расхождений, а также задолженности, по которой истек исковой давности;

Выявление оснований кредиторской задолженности, дат их возникновения, сроков погашения, установленных договоренностями с контрагентами.

При инвентаризации расчетов с поставщиками наиболее надежный метод проверки достоверности данных о задолженности компании за предоставленные ей товары и услуги - составление с каждым контрагентом актов сверки. Однако он трудоемок, и для крупных предприятий рекомендуется в приказе об инвентаризации указывать минимальную сумму задолженностей, подлежащих инвентаризации. Это резко снизит объем работ без заметного ущерба для качества проверки.

При инвентаризации расчетов по кредитам проверяются все источники заемных средств по каждому кредитору и по каждому договору. Важно разделять и правильно отражать в регистрах учета краткосрочные (со сроком погашения до года), и долгосрочные кредиты. Также желательно ранжировать кредиты и займы по виду и степени обеспечения, с указанием имущества, переданного в залог. Задолженность по выпущенным компанией облигациям должна указываться отдельно по видам кредиторов - физические или юридические лица. Если по займам и кредитам сроки погашения были нарушены, они также указываются в инвентаризационной ведомости отдельно. Тщательно проверяется своевременность и правильность начисления и выплаты процентов.

При проверке расчетов по налогам анализируется правильность начисления налогов и своевременность отправки отчетов в налоговые органы. Отдельно учитываются текущая задолженность по налогам и просроченная, а также пени и штрафы.

Основные понятия

Инвентаризацией называется сверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия товарно-материальных ценностей или обязательств. Инвентаризации подлежат всё имущество организации и все обязательства независимо от местоположения организации и её организационно-правовой формы. Кроме того инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящееся в бухгалтерском учете (арендованное имущество, принятое на ответственное хранение, полученное для переработки, либо не учтенное по каким-то причинам).

Различают следующие виды инвентаризации: полную и частичную. При полной ,или сплошной, инвентаризации проверке подвергается все имущество и все обязательства организации. При частичной инвентаризации проверке подвергается имущество выборочно, по отдельным видам имущества и обязательств.

Инвентаризация может быть плановой и внеплановой (внезапной).

Количество инвентаризаций в течение года и даты их проведения, перечень имущества и обязательств устанавливаются самим руководителем организации. Обязательное проведение инвентаризации необходимо в следующих случаях:

1) при смене материально-ответственного лица;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

3) при передаче имущества в аренду, продаже, выкупе;

4) при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей;

5) в случае стихийных бедствий, пожара, аварии;

6) при ликвидации (реорганизации) организации, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Порядок инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители администрации, работники бухгалтерии и другие специалисты. При значительных объемах инвентаризации создается рабочая инвентаризационная комиссия. При проведении инвентаризации необходимо присутствие всех членов комиссии, так как отсутствие хотя бы одного является основанием признания результатов инвентаризации недействительными.

Весь процесс проведения инвентаризации можно разделить на пять этапов(рис. 9.1):

1) подготовительный;

2) этап проверки;

3) таксировочный;

4) сравнительно-аналитический;

5) заключительный.

Во время проведения инвентаризации объект опечатывается, и никаких действий по отпуску и приему товаров не проводится. Комиссия приступает к работе, взяв расписку с материально-ответственного лица и имея на руках инвентаризационную опись.

Во время проведения инвентаризации в описи проставляется фактическое наличие товарно-материальных ценностей. После окончания инвентаризации составляется акт об инвентаризации в двух экземплярах, в котором отражены наименования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), количество, единицы измерения, учетная цена и так далее. Оформленные инвентаризационные описи и акты сдаются в бухгалтерию, где результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. Выводы инвентари

зационной комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Рис. 9.1. Процесс проведения инвентаризации

Руководитель организации в течение 10 дней обязан принять решение по результатам инвентаризации. Если в недостаче виновно материально-ответственное лицо, то для отражения недостачи в бухгалтерском учете пользуются счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Сумма недостачи учитывается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и удерживается с виновного по рыночной цене.

Разница, возникающая между рыночной и учетной ценами, отражается на счете 98 «Доходы будущих периодов» на субсчете 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». Если виновное лицо не установлено, то недостача списывается на издержки производства и обращения:

Дт 20, 23, 26, 44.

Недостачи, возникшие при стихийных бедствиях, относятся на финансовый результат хозяйственной деятельности организации и списываются на счет 99 «Прибыли и убытки».

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются в доход организации и учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Рассмотрим проведение инвентаризации на отдельных участках учетного процесса.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в месяц.

Если в кассе обнаружены излишки денежных средств, то они должны быть отнесены в доход организации:

Дт 50 Кт 91.

Недостача денежных средств, обнаруженная в кассе, отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

1) Дт 94 Кт 50 – недостача денежных средств;

2) Дт 73/2 Кт 94 – сумма недостачи отнесена на материально-ответственное лицо;

3) Дт 50 Кт 73/2 – сумма недостачи внесена материально-ответственным лицом в кассу организации;

4) Дт 70 Кт 94 – из заработной платы материально-ответственного лица удержана сумма недостачи.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе

Излишки товарно-материальных ценностей, обнаруженные в ходе инвентаризации, должны быть оприходованы в доход организации:

Дт 10, 43 Кт 91.

Выявленная недостача в бухгалтерском учете отражается следующими записями:

1) Дт 94 Кт 10, 43 – обнаружена недостача ТМЦ;

2) Дт 20, 26, 44 Кт 94 – недостача в нормах естественной убыли списывается на затраты производства;

3) Дт 73/2 Кт 94, 98 – недостача сверх норм естественной убыли относится на материально-ответственное лицо по рыночной стоимости;

4) Дт 50, 70 Кт 73/2 – сумма недостачи внесена в кассу (удержана из заработной платы) материально-ответственным лицом;

5) Дт 98/4 Кт 91 – разница между учетной и рыночной стоимостями ТМЦ приходуется в доход организации.

Инвентаризация основных средств

Инвентаризация основных средств проводится не чаще, чем один раз в три года. Если при инвентаризации основных средств выявлена недостача, то ее сумма относится на материально-ответственное лицо по рыночной стоимости объекта и с учетом суммы амортизации, начисленной за время эксплуатации.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки основных средств, то они приходуются как безвозмездно полученные основные средства:

1) Дт 08 Кт 98/2 «Безвозмездные поступления» – оприходованы основные средства по рыночной стоимости;

2) Дт 01 Кт 98 – основные средства приняты к учету;

3) Дт 20 Кт 02 – начислена амортизация;

4) Дт 98/2 Кт 91 – часть доходов будущих периодов относится на доходы текущего периода (в сумме начисленной амортизации).

Таким образом, в состав доходов текущего периода организации первоначальная (рыночная) стоимость основных средств, выявленных в ходе инвентаризации, включается частями (в сумме начисленной амортизации) на протяжении всего периода их эксплуатации.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента.

Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (это поставки без документов, поэтому их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами).

По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:

· расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

· суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете;

· сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Основным способом бухгалтерского наблюдения является документация, но она не исключает возможности расхождения учетных записей и фактических остатков.

Определение 1

Инвентаризация (от лат. inventarium –опись имущества) – это сверка фактического наличия имущества, кредиторской задолженности предприятия с данными бухгалтерского учета. Данный способ это единственная возможность выявить не подтвержденные документально и не отраженные в учета хозяйственные операции (или их результат). Первичные документы несут информацию, а инвентаризация подтверждает правильность и полноту отражения в учете.

Правила проведения инвентаризации определены приказом Минфина.

Порядок проведения, количество, объем инвентаризаций устанавливается руководителем, кроме случаев обязательного проведения инвентаризаций.

Случаи обязательного проведения инвентаризаций

1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже
2. перед составлением годовой отчетности
3. при смене материально ответственных лиц
4. при выявлении фактов порчи или хищения
5. в случае стихийного бедствия, аварии, пожара, наводнения и т.д.
6. при ликвидации предприятия, перед составление ликвидационного баланса
7. в ряде случает при коллективной ответственности.

Готовые работы на аналогичную тему

• Курсовая работа 450 руб.
• Реферат Инвентаризация имущества и финансовых обязательств 260 руб.
• Контрольная работа Инвентаризация имущества и финансовых обязательств 190 руб.

Цели инвентаризации

проверка правильности данных текущего учета, выявления отклонений;

отражение неучтенных операций;

контроль по сохранности имущества;

контроль за расчетами;

проверка условий хранения товара;

выявление устаревших товаров, оборудования;

проверка принципов материальной ответственности;

проверка состояния учета и организация движения запасов товаров;

проверка отражения всех операций в учете.

Виды инвентаризаций

по объему – полная или частичная. Полная – проводится перед составлением годового отчета, аудиторской проверке. В нее включаются все материальные ценности, денежные средства, расчеты. В полную инвентаризацию включается и то, что числиться на забалансовых счетах. При частичной - в ходе инвентаризации охватывается только часть средств.

по методу проведения – выборочная или сплошная. Инвентаризация каждого материально-ответственного лица проводится выборочной инвентаризацией. Сплошная – одновременно по всем подразделениям предприятия.

по назначению – плановая, повторная, внеплановая, контрольная. Руководителем предприятия утверждается график проведения плановых инвентаризаций, он не подлежит разглашению. Внеплановая проводится в ряде случаев, при необходимости. Повторная назначается если есть сомнения об итогах первичной инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

На предприятии создается комиссия, которая действует постоянно. Персональный состав утверждает руководитель. В нее входят представители от администрации, бухгалтерии, другие специалист. Отсутствие любого члена комиссии служит причиной признания инвентаризации недействительной. Фактическое наличие определяется путем пересчета, взвешивания, измерения. Проверка происходит при участии материально ответственных лиц. Документальное оформление инвентаризации.

Руководитель предприятия излает приказ о проведении инвентаризации. Фактическое наличие и учетные данные оформляются инвентаризационной описью или актом в двух или более экземплярах.

Проведение инвентаризации основных средств, денежных средств, товарно-материальных ценностей, бланков строгой отчетности, расчетов имеет свои особенности.

На те объекты, на которые выявлены отклонения, составляются сличительные ведомости. В них получают отражение итоги инвентаризации, расхождения в фактических данных и данных бухгалтерского учета. Суммы недостачи или излишка указываются по их стоимости в бухгалтерском учете. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности за тот месяц, когда инвентаризация была закончена, по годовой – в годовом бухгалтерском балансе.

Выявленные в ходе инвентаризации отклонения регистрируются:

излишки – оприходуются и зачисляются на финансовый результат предприятия,

недостача – списывается по распоряжению руководителя, на затраты (в пределах нормы), за счет материально-ответственных лиц.

Пример корреспонденции счетов по результатам инвентаризации

Дт 10 «Материалы» – Кт 91 «Прочие доходы и расходы» - сумма излишков Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 10 «Материалы» - сумма недостачи По решению руководителя сумма в пределах нормы списывается на издержки основного производства. Дт 20 «Основное производство» - Кт 23 «Вспомогательное производство» - сумма в пределах нормы

Недостача сверх нормы относится на материально-ответственных лиц:

Дт 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация - это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату. Различают несколько видов инвентаризации:

• частичная инвентаризация - проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства;
• периодическая инвентаризация - осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества;
• полная инвентаризация - проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов;
• выборочная инвентаризация - имеет место в организациях с большой номенклатурой ценностей в местах их хранения и переработки, а также на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например, проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов и т.д.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Инвентаризации подлежат все имущество и все виды финансовых

обязательств. Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:

• по основным средствам - один раз в три года, а по библиотечным фондам - один раз в пять лет;
• по капитальным вложениям - один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;
• по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам - не ранее 1 октября отчетного года;
• по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных местностях, - в период наименьших их остатков.

Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 -е число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).